Privacy van gegevens

De Vries Mediation

Privacybeleid

Versie: april 2026 | Laatste wijziging: april 2026

De Vries Mediation, gevestigd te Utrecht, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. Wij gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met uw persoonsgegevens en houden ons daarbij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke

De Vries Mediation

Gebouw 16A | Basecamp

Nijverheidsweg 16A

3534 AM Utrecht

E-mail: marco@devriesmediation.com

Telefoon: +31 6 51506475

Website: www.devriesmediation.com

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via het contactformulier op onze website, per e-mail of telefonisch. Het gaat om de volgende categorieen:

2.1 Contactgegevens

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer

2.2 Gegevens in het kader van de mediationprocedure

• Beschrijving van het conflict of de situatie
• Relevante achtergrondgegevens die u zelf verstrekt
• Afspraken, correspondentie en vaststellingsovereenkomsten

2.3 Bijzondere persoonsgegevens

In sommige gevallen - met name bij arbeidsmediation of nalatenschapsmediation - kunnen bijzondere persoonsgegevens ter sprake komen, zoals informatie over gezondheid of familierelaties. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de mediation en uitsluitend op basis van uw uitdrukkelijke toestemming.

3. Doeleinden en grondslagen van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

3.1 Uitvoering van de overeenkomst

Wanneer u een mediationtraject bij ons afneemt, verwerken wij uw persoonsgegevens om de overeenkomst uit te kunnen voeren. De rechtsgrondslag is artikel 6 lid 1 sub b AVG.

3.2 Kennismakingsgesprek en informatieverstrekking

Als u contact met ons opneemt via het formulier, per e-mail of telefoon, gebruiken wij uw gegevens om uw vraag te beantwoorden en een eventueel kennismakingsgesprek in te plannen. De rechtsgrondslag is uw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG) of ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

3.3 Wettelijke verplichtingen

Wij kunnen verplicht zijn persoonsgegevens te bewaren op grond van wettelijke bepalingen, zoals de fiscale bewaarplicht. De rechtsgrondslag is artikel 6 lid 1 sub c AVG.

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist.

• Gegevens uit contactformulieren: maximaal 1 jaar na het laatste contact, tenzij een mediationtraject volgt.
• Dossiers van afgeronde mediationtrajecten: 5 jaar na afronding van het traject, conform de beroepscode en fiscale verplichtingen.
• Factuur- en betalingsgegevens: 7 jaar op grond van de fiscale bewaarplicht.

5. Verstrekking aan derden

De Vries Mediation verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Wij kunnen gebruik maken van:

5.1 Verwerkers

• Webhostingprovider (voor de website en het contactformulier)
• E-mailprovider

Met verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst af om een gelijkwaardig niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen.

5.2 Wettelijke verplichting

Wij kunnen gegevens verstrekken aan bevoegde autoriteiten als wij hiertoe wettelijk worden verplicht.

5.3 Geheimhoudingsplicht

Als mediator zijn wij gebonden aan een strikte geheimhoudingsplicht. Informatie die tijdens de mediation ter sprake komt, wordt niet gedeeld met derden - ook niet met de andere partij - tenzij alle betrokken partijen hier uitdrukkelijk mee instemmen.

6. Beveiliging van persoonsgegevens

De Vries Mediation neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang of misbruik. Dit omvat onder meer:

• Versleutelde e-mailcommunicatie (TLS)
• Wachtwoordbeveiliging van apparaten en systemen
• Beperkte toegang tot persoonsgegevens tot uitsluitend noodzakelijke personen

7. Uw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

7.1 Recht op inzage (art. 15 AVG)

U heeft het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken.

7.2 Recht op rectificatie (art. 16 AVG)

U heeft het recht onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.

7.3 Recht op gegevenswissing (art. 17 AVG)

U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen, tenzij wij deze moeten bewaren op grond van een wettelijke verplichting.

7.4 Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG)

U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken in bepaalde situaties.

7.5 Recht op overdraagbaarheid (art. 20 AVG)

U heeft het recht om de persoonsgegevens die u zelf heeft verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.

7.6 Recht van bezwaar (art. 21 AVG)

U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang.

7.7 Recht om toestemming in te trekken

Wanneer verwerking plaatsvindt op basis van uw toestemming, heeft u het recht deze toestemming op elk moment in te trekken. Dit laat de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking onverlet.

Om een van bovenstaande rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via marco@devriesmediation.com. Wij reageren binnen vier weken op uw verzoek. Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen alvorens wij uw verzoek in behandeling nemen.

8. Recht op klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet op de juiste wijze verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
Telefoon: 088 - 1805 250
Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

9. Cookies en website

Onze website maakt gebruik van functionele cookies en, na uw toestemming, analytische en tracking-gerelateerde cookies van derden zoals Google Maps. In onze cookieverklaring - beschikbaar via de cookiebanner op de website - leest u welke cookies worden geplaatst en hoe u uw voorkeuren kunt aanpassen of intrekken.

10. Wijzigingen in dit privacybeleid

De Vries Mediation behoudt zich het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op onze website. Wij adviseren u dit beleid periodiek te raadplegen. De datum van de meest recente versie staat bovenaan dit document vermeld.

De Vries Mediation | Utrecht | marco@devriesmediation.com | +31 6 51506475